Een hele tijd lijkt het alweer geleden dat ik op mijn werk oog in oog stond met mezelf. Het overviel me op een maandagochtend. Ik heb er toen ook over geschreven. Gelukkig kon en mocht ik er mee aan de slag. Wat was er aan de hand? Had ik te lang gefunctioneerd op een manier die niet de mijne was? Was het de nadruk die binnen de organisatie voor mijn gevoel steeds meer was komen te liggen op structuren en systemen? Paste ’mijn manier’ van werken daar wel in? Een zoektocht volgde. En steeds meer raak ik er van overtuigd dat ’mijn manier’ wel degelijk past. Gelukkig.
Wat ’mijn manier’ dan wel is? Als ik het zou moeten omschrijven, dan is dat het gemakkelijkst in steekwoorden. Dan denk ik (nog steeds) in termen van visualisatie en het samenspel tussen vorm, inhoud en gebruik.
Daarin past creativiteit en ’out of the box’, ja, misschien zelfs impulsiviteit en improvisatie. In die combinatie, daar ligt mijn kracht. Maar die laat zich niet zo makkelijk in structuren en systemen vangen. En waar die confrontatie nu ongeveer drie jaar geleden tot een soort van kleine crisis leidde, merk ik nu dat deze eigenschappen voor mij nog steeds essentieel zijn. Weliswaar staan structuren en systemen daar soms haaks op, maar niettemin plukt ook de organisatie er haar vruchten van, stel ik impulsief eigenwijs zo nu en dan vast. En dat voelt niet verkeerd.
Onlangs hebben we binnen het cluster communicatie met elkaar gesproken over een ontwikkelplan. Een team-ontwikkelplan, om precies te zijn, dat voor 2015 richting moet gaan geven aan onze manier van werken. Bovendien een logisch vervolg krijgt of misschien wel gevolg is van nog vast te stellen ’speerpunten’ voor ons team. Met alle andere teamontwikkelplannen binnen de hele organisatie moet een en ander gaan leiden tot een ’operationele agenda’. Ik vermoed dat die agenda, nu nog even op een ander niveau dan het mijne, hele zinnige informatie gaat opleveren. Voor het systeem of voor de organisatiestructuur, en dus voor ons. Denk ik.
Hoe dan ook, in voorbereiding daarop en met de besproken opdrachten in het achterhoofd hebben we ons communicatievak binnen de gemeentelijke organisatie eens goed tegen het licht gehouden. We hebben onze taken onder andere in verband gebracht met het recent vastgestelde collegeprogramma. Welke onderdelen daaruit raken onze afdeling communicatie? Begrippen als corporate communicatie, strategische communicatie en interne communicatie werden erbij gehaald om als mogelijke kapstokken te dienen voor onze rol, onze communicatieve taken en van daaruit uit te werken speerpunten.
De volgeschreven flip-over vellen en de onderlinge discussie hierover zetten me ter plekke aan het denken. In mijn hoofd probeerde ik het allemaal terug te brengen naar mijn denkkader van vorm, inhoud en gebruik. Ik heb die gedachten gedeeld met mijn collega’s en het was vooral de lichaamstaal die daar op volgde die me nu aanzet om mijn denkconcept nog eens toe te lichten. Vorm, inhoud en gebruik. Het zijn drie begrippen waarmee taalontwikkeling beschreven wordt. Maar die wat mij betreft van toepassing zijn op welke ontwikkeling dan ook.
De crux is om die drie begrippen in drie elkaar deels overlappende cirkels te zetten. In het snijvlak van die drie cirkels ligt het optimaal haalbare, de ultieme uitdaging: vorm, inhoud en gebruik zijn daar met elkaar in balans. Daarnaast zijn er ook drie snijvlakken van twee cirkels: vorm en inhoud, inhoud en gebruik, gebruik en vorm. En tenslotte heb je de losse elementen zelf, de vorm, de inhoud en het gebruik.
Ik gebruik toch even taalontwikkeling om mijn denkkader verder toe te lichten. Vorm zou je kunnen zien als de morfologie van taal. Letters, woorden, klanken. Inhoud kun je vertalen met syntaxis en semantiek; wat betekenen die letters, klanken en woorden als je ze in zinnen zet, en er zo betekenis aan geeft. Gebruik, tenslotte, gaat over de omgeving en situaties waar die vorm en inhoud gebruikt worden of nodig zijn.
Vorm, inhoud en gebruik. Laat ik dat nu ook eens toepassen op ons teamontwikkelplan. Of beter nog, op onze organisatie. Eerst moet ik dan nog een klein zijstapje maken naar belangrijke randvoorwaarden van taalontwikkeling. Kinderen leren taal (vorm, inhoud en gebruik) als ze zich veilig voelen, als er een omgeving is waarin ze samen spelend kunnen leren, dingen kunnen ervaren en ontdekken. Speelsheid en creativiteit spelen een belangrijke rol in die belevingswereld. Plezier en nieuwsgierigheid en daardoor steeds nieuwe dingen ontdekken ook. Dat doe je voor jezelf maar vooral met en voor elkaar. Gezamenlijke actie en gezamenlijke aandacht leggen de basis voor ontwikkeling (Joint attention, joint action; Jerome Bruner, 1990). Ook dat is van belang voor vorm, inhoud en gebruik.
Nu onze organisatie. En ons teamontwikkelplan. Het gesprek dat we daarover hebben gehad bevatte zowel vorm-, inhouds- als gebruikselementen. Waar je dan mijns inziens naar op zoek zou moeten, is de samensmelting, het ’ultieme doel’. Daar waar vorm, inhoud en gebruik bij elkaar komen. Mijn idee is dat we met ons team, als het over het ontwikkelplan gaat, nog op het snijvlak van vorm en inhoud zitten: het woord (vorm) is in dit geval ’teamontwikkelplan’ en de invulling daarvan (van de zin of betekenis oftewel inhoud) ligt nu bij ons team. Op organisatieniveau waarschijnlijk ook bij alle andere teams. Maar hoe zit het met ’gebruik’?
Dat maakt mij dan nieuwsgierig. En nieuwsgierigheid is geen verkeerde randvoorwaarde voor ontwikkeling, is mijn ervaring. Bij vorm en inhoud van het teamontwikkelplan heb ik min of meer een beeld, maar weet ik voldoende van het gebruik? Waarvoor is bijvoorbeeld die ’operationele agenda’ van onze organisatie, er van uitgaande dat die agenda het doel is om alle teams met een teamontwikkelplan aan de slag te laten gaan?
Ik realiseer me dat er nog heel veel andere zaken een rol spelen in onze organisatie. Digitalisering en deregulering, om er maar twee te noemen, en dienstverlening. Die laatste als belangrijke drijfveer van de twee eerstgenoemde. Alle drie overigens ook te bezien vanuit vorm-inhoud-gebruiks-perspectief, maar los daarvan: Hoe verhouden die ’drie D’s’ zich tot de ’operationele agenda’? Kortom, een complex samenspel van factoren.
Het meest interessante is, vind ik dan, als het om ontwikkeling gaat, je zowel aan een complexe organisatie kunt denken, alsook aan de complexiteit van iemands persoonlijke ontwikkeling. Het heeft mij namelijk erg geholpen om bij al die complexiteit de balans te vinden door ook hier de vorm-, inhoud- en gebruik-cirkels in te zetten. Een soort van terugbrengen naar de essentie.
Omdat elke cirkel wezenlijk is en alle drie even belangrijk, is het vooral de combinatie waar het om gaat. Enkel aandacht voor inhoud? Gaat niet werken. Teveel nadruk op de vorm? Heeft geen zin. Geen aandacht voor gebruik? Breekt je op. Beleid maken ’op inhoudsniveau’, of over de hoofden van ’gebruikers’ heen? Niet ideaal. Ontwikkelen van het team of de organisatie? Ga op zoek naar de overlap tussen vorm, inhoud en gebruik. Zoek de balans.
Die balans kwijt raken of tijdelijk uit het oog verliezen kan op alle momenten en op veel meer niveaus dan je in eerste instantie zou denken. En dan kan ’tijdelijk’ in sommige gevallen zelfs drie jaar duren. Korter kan ook. Of langer. Maar dat is eigenlijk alleen maar vorm, dus op zichzelfstaand moet je daar niet veel betekenis aan hechten. Verstand gebruiken dus, waarbij het niet zozeer het verstand, maar veel meer om het gebruik gaat. Plus de vorm. En de inhoud. Samen. In balans.
Geert van den Munckhof 